FAQ?

Wat is een dossier?
Een dossier is een map die op zijn beurt weer documenten bevat. Documenten kunnen weer uit meerdere pagina's bestaan. Het kan voorkomen dat documenten worden gescheiden door tabladen. Het online archief wordt op precies dezelfde wijze opgebouwd.

Hoe kan ik een dossier vinden?
Dit gaat op dezelfde manier als bij het fysieke archief. U heeft een uniek gegeven nodig om een dossier te kunnen vinden (bijvoorbeeld polisnummer). Vervolgens worden alle documenten getoond die bij dit polisnummer horen. U kunt deze bekijken, printen en/of e-mailen.

Hoe verloopt een project voor online archivering?
Het begint met een afspraak bij u op de vestiging waar we de mogelijkheid hebben om een aantal dossiers te kunnen bekijken en kunnen zien wat de huidige zoekwijze is. Aan de hand van deze informatie kunnen we een optimaal online archief voor u opzetten. U zult hier dan een demonstratie van krijgen. Indien akkoord kan een koerier van Didoc het fysieke archief bij u komen ophalen. Wij zullen de documenten scanklaar maken, gaan scannen, indexeren en toevoegen aan het online archief. Het is dan vervolgens aan u wat met de oorspronkelijke documenten dient te gaan gebeuren namelijk: retour, opslag bij Didoc of vernietigen bij een erkende papier vernietiger.

Kan ik ook zelf documenten toevoegen?
Ja, het online archief beschikt over een upload functionaliteit waarmee u documenten kunt toevoegen aan het archief. U kunt een nieuw dossier aanmaken of documenten toevoegen aan een bestaand dossier. Deze functie is niet bedoeld voor bulkverwerking.

Hoeveel dossiers kan het online archief bevatten?
In theorie oneindig. De documenten worden opgeslagen op een fileserver in ons datacenter met voldoende diskruimte. De termen waarmee gezocht kan worden naar het gewenste document zijn opgeslagen in een microsoft sql database. 

Is mijn data veilig?
De website is secure (SSL). U dient vervolgens in te loggen met een gebruikersnaam en wachtwoord. U kunt dit wachtwoord zelf wijzigen. Zowel de database als de filelocatie waar de documenten staan, is voor iedere klant gescheiden en beveiligd.

Hoe zit het met de back-up van mijn data?
Al onze systemen zijn dubbel uitgevoerd. De diskarrays zijn RAID geconfigureerd. Back-up van de data vindt dagelijks plaats en wordt zowel intern als extern (andere locatie buiten Didoc) opgeslagen.

Hoe zijn de kosten opgebouwd?
De totale kosten betaan uit opzetkosten voor het archief en de verwerkingskosten per dossier (scanklaar maken, scannen en data-entry van de zoektermen). Daarnaast is er sprake van maandelijkse hostingkosten die gebaseerd zijn op de grootte van uw digitaal archief

Zijn er archieven die Didoc niet verwerkt?
Wij richten ons voornamelijk op het digitaliseren van papieren archieven. Archieven die uitsluitend uit bouwtekeningen bestaan grote dan A3 formaat behoren niet tot onze doelgroep.

Kunnen ook PDF documenten worden toegevoegd aan het online archief?
Ja, in principe maakt het niet uit welk type document wordt toegevoegd aan het online archief.

Heb ik een snelle internetverbinding nodig.
Nee, een A4 formaat formulier bestaande uit tekst en een logo is ongeveer 25-60kb groot bij een 200 dpi zwart/wit scan. Een A4 document dat een paar plaatjes bevat  is ongeveer 100-200kb.

In welk formaat worden de gescande documenten opgeslagen?
Het meest voorkomende formaat is 200 dpi zwart/ wit scan en opgeslagen als gecomprimeerde TIFF. Images waarvan plaatjes herkenbaar dienen te zijn worden gescand op 200 dpi grayscale of kleur en opgeslagen als JPG. Indien gewenst kunnen de images direct worden omgezet naar PDF.